Planst du, Online-Termine in regelmäßigen Abständen abzuhalten, kannst du in Zoom ein wiederkehrendes Meeting anlegen. Dieses kannst du sogar in alle Kalender importieren. Wir zeigen dir, wie es geht.

Wiederkehrendes Zoom-Meeting planen

Um in Zoom ein wiederkehrendes Meeting einzustellen, musst du dieses zunächst planen. Hierfür gehst du wie folgt vor:

1. Öffne den Desktop-Client von Zoom.
2. Gehe in der oberen Zeile auf „Meetings“.
3. In der linken Spalte findest du den „+“-Button. Klicke hierauf und anschließend auf „Meeting planen“.
4. Im folgenden Fenster kannst du nun die Rahmen-Daten, wie z.B. den Titel und das Thema, für das Meeting festlegen. Wichtig: Setze im Fenster das Häkchen bei „Wiederkehrendes Meeting“.
5. Im gleichen Fenster stellst unter „Kalender“ ein, in welchem Tool die Terminierung festgehalten werden soll. Mehr dazu im nächsten Kapitel.
6. Hast du alle Angaben gemacht, klicke auf die „Speichern“-Schaltfläche, um fortzufahren.

Einrichtung des Meeting in Kalendern

Nachdem du das Meeting gespeichert hast, führt dich Zoom je nach angegebenen Kalender auf unterschiedliche Wege weiter. Wir zeigen dir die nächsten Schritte für alle Optionen:

Google Kalender

Hast du bei der Planung des wiederkehrenden Zoom-Meetings den Google Kalender angegeben, wirst du anschließend aufgefordert, dich im Browser mit deinem Google-Account anzumelden. Hast du das erledigt, geht es wie folgt weiter:

1. Sollte es deine erste Anmeldung mit deinem Google-Konto über Zoom sein, klicke auf „Erlauben“, um Zoom Zugriff auf deinen Kalender zu gewähren.
2. Für das wiederkehrende Meeting erstellt Zoom nun einen Termin mit den jeweiligen Informationen und Links.
3. Im Google Kalender-Menü kannst du nun das Intervall des Meetings und weitere Angaben sowie die betreffenden Personen hinzufügen.
4. Sind alle Angaben vollständig, bestätige den Termin mit „Speichern“.

Outlook-Kalender

Hinweis: Zoom unterstützt auf diesem Weg ausschließlich die Desktop-Version von Outlook. Möchtest du den Termin über die Web-Version von Outlook konfigurieren, empfiehlt Zoom selbst das Add-on „Zoom for Outlook“.

Möchtest du das wiederkehrende Meeting in Zoom über deinen Outlook-Kalender festlegen, musst du so fortfahren:

1. Im geöffneten Outlook-Fenster klickst du bei den Zeitangaben auf „In Serie umwandeln“.
2. Gebe hier nun das entsprechende Intervall ein und bestätige mit mit „OK“.
3. Nun kannst du die Termin-Mail um weitere Angaben ergänzen und die zu benachrichtigenden Teilnehmer zum Zoom-Meeting einladen. Zuletzt musst du die Nachricht mit „Senden“ abschicken.

Andere Kalender

Solltest du bei der Planung die Option „Andere Kalender“ ausgewählt haben, öffnet Zoom im Anschluss ein Fenster mit dem Benachrichtigungstext zum wiederkehrenden Zoom-Meeting. Diesen kannst du in die Zwischenablage kopieren und im Kalender deiner Wahl in einen neuen Termin einfügen.

Tipp: Hast du dein Kalenderprogramm als deinen Standardkalender eingerichtet, kannst du auf den Button „Mit Standardkalender (.ics) öffnen“ klicken, um das Ereignis direkt in dem entsprechenden Tool zu öffnen.

Wiederkehrende Meetings in Zoom anzeigen lassen

Hast du schon mehrere wiederkehrende Meetings in Zoom festgelegt, bietet dir der Desktop-Client die Möglichkeit, diese in einer Übersicht zu betrachten. Klicke hierzu im Startbildschirm wieder auf das Tab „Meetings“.

Scrollst du in der linken Meetingübersicht nun zum Abschnitt „Wiederkehrendes Meeting“, werden dir alle geplanten Termine angezeigt. Mit einem Klick kannst du dabei zusätzliche Details und Einstellungsmöglichkeiten einsehen.

Nutzt du ein wiederkehrendes Zoom-Meeting beispielsweise für den Unterricht oder Seminare an einer Universität, könntest du auch davon profitieren, einen Zoom-Warteraum einzurichten. Eine Anleitung haben wir für dich bereits verfasst.

Quelle: Zoom

Seit dem 24. Februar 2022 herrscht Krieg in der Ukraine. Hier kannst du den Betroffenen helfen.