Ein neuer Job, eine neue Mailadresse oder ein neuer Link für deine Webseite kann es nötig machen, dass du deine Outlook-Signatur ändern musst. Wir erklären dir, wo sich die Option verbirgt und was du bei den Änderungen beachten musst. In Outlook eine Signatur ändern: Passe deine digitale Visitenkarte an Du möchtest die Outlook-Signatur für deine E-Mails ändern? Unser Ratgeber hilft dir weiter und verrät, worauf du achten musst.
Outlook-Signatur ändern: Wo versteckt sich die Option?
Die Outlook-Signatur zu ändern ist eigentlich keine schwierige Aufgabe, die in ein paar Minuten erledigt ist, doch nicht jeder findet die entsprechende Option gleich auf Anhieb. Aus diesem Grund verraten wir dir, wo sie sich versteckt. Die folgende Anleitung erklärt dir Schritt für Schritt, wie du vorgehen musst und bringt dich sicher ans Ziel.
Schritt für Schritt: Unsere Anleitung führt dich hin
Willst du deine Outlook-Signatur ändern, arbeite die nachfolgenden Schritte ab:
- Rufe über den Reiter „Dateien“ die „Optionen“ auf.
- Navigieren in den Bereich „E-Mail“ und klicke auf den Button „Signaturen“ im Untermenü „Nachrichten verfassen“.
- Wähle jetzt die Signatur aus, die du bearbeiten möchtest. Sie wird im unteren Feld angezeigt, wo du die Änderungen vornehmen kannst.
- Bestätige die Anpassungen mit einem Klick auf „Speichern“.
Spezialtipp: Mehrere Signaturen gleichzeitig managen
Wusstest du übrigens, dass du mehrere verschiedene Signaturen anlegen kannst? Das ist besonders hilfreich, wenn du mehrere E-Mail-Accounts über deinen Outlook-Account verwaltest, zum Beispiel eine Arbeitsadresse und deinen privaten Account.
Beim Erstellen der Signatur kannst du auswählen, für welches der verknüpften Mailkonten deine Signatur ausgespielt werden soll. Wir empfehlen, beim Erstellen die Namen „Privat“ und „Geschäftlich“ zu vergeben, damit du nicht durcheinander kommst. So weißt du auch immer genau, welche Outlook-Signatur du ändern musst.
Aktualität ist besonders wichtig
Während du im privaten Bereich nicht unbedingt eine Mailsignatur brauchst, so ist sie bei vielen Arbeitsstellen fest vorgeschrieben. Im Grunde genommen fungiert sie wie eine digitale Visitenkarte.
Aus diesem Grund besonders solltest du ganz besonders im geschäftlichen Bereich darauf achten, dass die Signatur unter deinen E-Mails immer auf dem aktuellsten Stand ist. Veraltete Informationen oder Kontaktdaten machen einen unprofessionellen Eindruck. Deshalb ist es ratsam, die Signatur regelmäßig zu überprüfen.
Wenn du einmal für längere Zeit in den Urlaub fahren solltest, kann es hilfreich sein, bei Outlook eine Weiterleitung einzurichten. Wenn du außerdem dein Postfach nicht regelmäßig entleerst, kann es passieren, dass der Speicherplatz knapp wird. Wir verraten dir drei Methoden, mit denen du schnell und effektiv dein Outlook-Postfach aufräumen kannst. Weißt du schon, was sich hinter den kryptischen E-Mail-Abkürzungen CC und BCC verbirgt? Wir erklären es dir.
Quelle: Eigene Recherche, Microsoft Support